(Ảnh sưu tầm trên iternet)

Theo quy định, tiêu huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan phải đảm bảo nguyên tắc: đúng thủ tục và quy trình quy định của Luật Lưu trữ. Việc thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải thực hiện theo các bước sau:

Bước 1. Lập Danh mục tài liệu hết giá trị và viết bản thuyết minh tài liệu hết giá trị

Bước 2. Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu

Bước 3. Trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức hồ sơ xét hủy tài liệu hết giá trị

Bước 4. Thẩm định tài liệu hết giá trị

Bước 5. Hoàn thiện hồ sơ và trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức ra quyết định hủy tài liệu hết giá trị

Bước 6. Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị

Bước 7. Lập hồ sơ và lưu hồ sơ về hủy tài liệu hết giá trị

Hồ sơ huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20 năm, kể từ ngày hủy tài liệu.

              Trước đây, công tác Lưu trữ nói chung và việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị mặc dù cũng chưa thực sự được quan tâm bằng các lĩnh vực công tác khác nhưng trong công tác quản lý nghiệp vụ Lưu trữ thì việc tiêu hủy tài liệu vẫn luôn được quy định kịp thời chính vì thế mà việc thực hiện tiêu hủy tài liệu trong các cơ quan, nhà nước cũng thực hiện theo quy định từ rất sớm. Việc tiêu hủy tài liệu của UBND tỉnh Hoàng Liên Sơn từ năm 1976 cũng được thực hiện theo quy định, hướng dẫn của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng. Xét đề nghị của Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Ủy viên thư ký Hoàng Mạc đã ký thay Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh Hoàng Liên Sơn Quyết định Thành lập Hội đồng đánh giá tài liệu thừa hủy. Đây là một trong những bước cần thiết theo quy định để thực hiện tiêu hủy tài liệu hết giá trị sử dụng và qua đó chứng tỏ Ủy ban nhân dân tỉnh Hoàng Liên Sơn tỉnh lúc bấy giờ đã chấp hành theo đúng quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ.

Nhân dịp kỷ niệm 79 năm ngày Lưu trữ Việt Nam 03.01.2024, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Yên Bái trân trọng tới quý độc giả Quyết định số 1473/QĐ ngày 20/9/1976 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hoàng Liên Sơn về Thành lập Hội đồng đánh giá tài liệu thừa hủy, qua đây để thấy được các nghiệp vụ trong công tác Lưu trữ của tỉnh Hoàng Liên Sơn, nay là tỉnh Yên Bái đã được quan tâm, chú trọng thực hiện nghiêm túc./.

 Đặng Hương