Chúng ta có nhiều cách phân loại tài liệu lưu trữ khác nhau. Có thể phân loại tài liệu lưu trữ theo: loại hình, thời gian, sở hữu, thời hạn bảo quản hoặc giá trị. Nếu phân loại tài liệu lưu trữ theo giá trị sẽ có những tài liệu có giá trị cao, đặc biệt hơn những tài tài liệu khác. Thuật ngữ “tài liệu đặc biệt quý, hiếm”, “tài liệu có giá trị” lần đầu tiên được sử dụng trong Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia năm 1982. Tuy nhiên cho đến nay, nhiều câu hỏi như: Nên sử dụng thuật ngữ nào: Tài liệu lưu trữ quý, hiếm; Tài liệu lưu trữ có giá trị cao; Tài liệu lưu trữ quan trọng hay Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt… Những tài liệu này có đặc điểm gì, do ai sở hữu? Hệ thống luật pháp Việt Nam cần quy định những gì về nhóm tài liệu này? Nhà nước nên quản lý chúng ra sao… vẫn chưa có đáp án thống nhất. Trong dự thảo Luật Lưu trữ sửa đổi có quy định về: Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, Tài liệu lưu trữ quý, hiếm. Vậy chúng ta nên hiểu, giải thích về những tài liệu này như thế nào. Để độc giả có thêm thông tin, bài viết đưa ra một số quan điểm, cách giải thích về nhóm tài liệu lưu trữ có giá trị cao, đặc biệt này.
            Trên phạm vi thế giới, thuật ngữ “tài liệu lưu trữ quý, hiếm”, “tài liệu quý hiếm” hoặc các thuật ngữ tương đồng… được sử dụng trong nhiều văn bản, tài liệu với quan điểm, cách hiểu khác nhau, cụ thể là:
            Hướng dẫn quản lý tài liệu lưu trữ của Quỹ Nhi đồng Liên hợp quốc (UNICEF) sử dụng thuật ngữ “tài liệu tối quan trọng” chỉ “Tài liệu được sắp xếp an toàn đặc biệt”. 
            Ngân hàng Thế giới đưa ra khái niệm “Tài liệu tối quan trọng là các tài liệu chính thức có mang thông tin cần cho khôi phục công việc của Ngân hàng hoặc các đơn vị thiết yếu, tái tạo tình trạng pháp lý và tài chính của cơ quan, bảo vệ các quyền của cơ quan, nhân viên của mình, các cổ đông trong trường hợp có sự cố”. 
            Tổ chức Văn hóa, Khoa học và Giáo dục của Liên Hợp quốc (UNESCO) định nghĩa Di sản tư liệu (Thuộc Chương trình Ký ức thế giới) là tập hợp các yếu tố: Có thể di chuyển được; Được tạo nên từ các ký hiệu/mật mã, âm thanh và/hoặc hình ảnh; Có thể bảo quản được; Có thể sao chép và có thể di trú được; Sản phẩm của một quá trình lập tài liệu có chủ ý. Tiêu chí lựa chọn tư liệu vào Danh mục Ký ức thế giới phải bảo đảm: tính xác thực, độc đáo, duy nhất và không thể thay thế; ý nghĩa quốc tế (thời gian, địa điểm, con người, chủ thể và đề tài, hình thức và phong cách, ý nghĩa xã hội, tinh thần và cộng đồng), tính chất hiếm có, tính toàn vẹn.
            Quy định về danh mục nhà nước những tài liệu quý, hiếm thuộc Phông Lưu trữ Liên bang Nga (Ban hành kèm theo Quyết định số 75 ngày 09/10/2001 của Cơ quan Lưu trữ Liên bang Nga) đã đề cập đến khái niệm về tài liệu quý, hiếm “Là những tài liệu có những phẩm chất hay giá trị đặc sắc về tinh thần, thẩm mỹ hoặc về phương pháp tài liệu hoá; đem lại giá trị lịch sử và ý nghĩa văn hoá đặc biệt; là những sản phẩm duy nhất, độc đáo xét về phương diện nội dung và vị trí của chúng trong lịch sử của Nhà nước và xã hội Nga và là những thứ không thể bù đắp và thay thế được trong trường hợp bị tổn thất nếu xét từ góc độ ý nghĩa pháp lý, bút tích và các đặc trưng bên ngoài của chúng”. 
            Luật Liên bang về công tác lưu trữ ở Liên bang Nga (năm 2004) định nghĩa “Tài liệu có giá trị đặc biệt là tài liệu của Phông lưu trữ Liên bang Nga có giá trị lịch sử - văn hóa và khoa học vĩnh cửu, có tầm quan trọng đặc biệt đối với xã hội, quốc gia và vì vậy những tài liệu này có chế độ kiểm kê, bảo quản và sử dụng đặc biệt”; “Tài liệu độc nhất là tài liệu có giá trị đặc biệt, không có thông tin tương tự và (hoặc) các đặc điểm bên ngoài mà tài liệu đó có, không thể thay thế nếu bị mất về mặt ý nghĩa và (hoặc) tính đặc trưng của tài liệu”. 
            Lưu trữ Quốc gia Hoa Kỳ coi tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu có giá trị nội tại và sở hữu một hoặc nhiều đặc điểm hoặc tính chất về: tính thẩm mỹ hoặc nghệ thuật; tính năng hoặc định dạng vật lý độc đáo, gây tò mò hoặc có giá trị lịch sử; có giá trị sử dụng trong trưng bày…
            Ở Việt Nam, một số văn bản, đề tài, từ điển có đề cập và giải thích về những tài liệu lưu trữ có giá trị cao, đặc biệt nêu trên. Ví dụ như:
            Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam (năm 1992), tài liệu đặc biệt quý, hiếm là “Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin có thể có giá trị lớn về chính trị, kinh tế, văn hóa… và không thể tìm thấy ở bất cứ loại tài liệu nào khác hoặc những tài liệu còn giữ lại được quá ít của các thế kỷ trước đây”. Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam (năm 2011) định nghĩa: “Tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm là tài liệu có giá trị cao và tài liệu hiện còn rất ít”. Theo dự thảo Thuật ngữ văn thư, lưu trữ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (năm 2017): “Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về nội dung, tiêu biểu, độc đáo về hình thức và xuất xứ”.
            Luật Lưu trữ năm 2011 có một điều về quản lý tài liệu lưu trữ quý, hiếm nhưng không có văn bản quy phạm pháp luật dưới Luật nào giải thích về tài liệu lưu trữ quý, hiếm. Theo đó, “Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu thuộc diện lưu trữ vĩnh viễn và có một trong các đặc điểm sau đây:
            a) Có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đặc biệt đối với quốc gia, xã hội;
            b) Được hình thành trong hoàn cảnh lịch sử đặc biệt về thời gian, không gian, địa điểm, tác giả;
            c) Được thể hiện trên vật mang tin độc đáo, tiêu biểu của thời kỳ lịch sử”.
            Đề tài khoa học cấp Bộ "Nghiên cứu giải thích các thuật ngữ chuyên ngành lưu trữ" do TS. Vũ Thị Minh Hương làm Chủ nhiệm có giải thích: 
            - “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt là tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam được xác định có giá trị đặc biệt về vật mang tin và thông tin đối với công dân, xã hội và Nhà nước; được kiểm kê, bảo quản và sử dụng theo chế độ đặc biệt”.
            - “Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ quốc gia Việt Nam được xác định có giá trị đặc biệt về vật mang tin và thông tin đối với công dân, xã hội và Nhà nước; được kiểm kê, bảo quản, sử dụng theo chế độ đặc biệt và là bản duy nhất không thể thay thế”.
            Trong Đề án “Sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm của Việt Nam và về Việt Nam” (được Thủ tướng chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 644/QĐ-TTg ngày 31/5/2012) (sau đây gọi tắt là Đề án sưu tầm) thì “Tài liệu lưu trữ quý, hiếm được hiểu là tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt, hiếm có về nội dung thông tin hoặc hình thức vật mang tin. Ngoài giá trị đặc biệt về nội dung, hình thức, thời gian, tác giả, tài liệu lưu trữ quý, hiếm có đặc điểm là thường ở dạng độc bản, nếu mất đi sẽ không có cách gì khôi phục được. Việc xác định tài liệu lưu trữ quý, hiếm được thực hiện trên cơ sở kết luận của Hội đồng thẩm định theo các tiêu chí lựa chọn đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt”.
            Quy định phân loại, sưu tầm, thu thập, bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu quý, hiếm của tỉnh Bình Định (ban hành kèm theo Quyết định 03/2017/QĐ-UBND ngày 13/01/2017 của UBND tỉnh Bình Định) giải thích:
            - “Tài liệu quý là những tài liệu lịch sử chứa thông tin về các sự kiện, biến cố và hiện tượng đặc biệt của tự nhiên, đời sống xã hội và tư duy, có ý nghĩa nền tảng đối với quản lý nhà nước, kinh tế quốc dân, quốc phòng, an ninh, trật tự an toàn xã hội, trong quan hệ đối ngoại, nghiên cứu khoa học, lịch sử và không thể bổ khuyết được nếu như bị mất hoặc hư hỏng, xét về ý nghĩa pháp lý và bút tích của chúng”.
            - “Tài liệu hiếm là những tài liệu lịch sử có giá trị đặc biệt và chỉ có duy nhất một bản, không có bản thứ hai giống nó về nội dung thông tin, phương thức ghi tin và các đặc điểm bề ngoài”.
              - “Tài liệu quý, hiếm của tỉnh là một bộ phận hợp thành di sản văn hóa của tỉnh, không một cơ quan, tập thể và cá nhân nào được chiếm dụng làm tài sản riêng”.
            Quy định tạm thời tiêu chuẩn tài liệu lưu trữ quý, hiếm và quy trình đăng ký, công nhận tài liệu lưu trữ quý, hiếm trên địa bàn thành phố Hà Nội (ban hành kèm theo Quyết định số 2659/QĐ-UBND ngày 10/6/2015 của UBND thành phố Hà Nội) quy định:“Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về tư tưởng, chính trị, kinh tế - xã hội, khoa học, lịch sử và có tầm quan trọng đối với thành phố Hà Nội; độc đáo, hiếm có, nếu mất đi không khôi phục, thay thế được”.
            Có thể thấy rằng không có một cách gọi thống nhất cho nhóm tài liệu lưu trữ có giá trị cao và đặc biệt. Tuy nhiên, cách gọi tên những tài liệu này theo tính chất quý và hiếm của chúng (tài liệu lưu trữ quý, hiếm) là phổ biến hơn cả. Các giải thích, định nghĩa đều thống nhất tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu đặc biệt hơn những tài liệu lưu trữ khác (về nội dung, hình thức, xuất xứ) và có giá trị cao hơn. Mặc dù vậy, trên thế giới hay ở Việt Nam đã và đang có hai hệ thống quan điểm về tài liệu lưu trữ quý, hiếm đó là:
            - Tài liệu lưu trữ quý, hiếm phải là tài liệu vừa quý, có giá trị cao lại vừa hiếm. Giữa quý và hiếm có mối quan hệ biện chứng, không thể tách rời. Khi đánh giá tài liệu lưu trữ phải đánh giá cả về nội dung lẫn hình thức, vật mang tin của tài liệu. Một tài liệu lưu trữ quý nhưng có số lượng lớn thì không gọi là quý hiếm, mặc dù tài liệu đó có giá trị nội dung cao, là kết tinh văn hoá, tri thức của nhân loại, là nền tảng cho sự phát triển của xã hội... Ngược lại, tài liệu lưu trữ có số lượng ít nhưng không chứa đựng những thông tin hữu ích thì cũng chỉ là tài liệu hiếm, không gọi là quý, hiếm. Để là tài liệu lưu trữ quý, hiếm thì tài liệu lưu trữ phải đáp ứng nhiều tiêu chí khác nhau.
            - Tài liệu lưu trữ quý, hiếm là tài liệu lưu trữ quý hoặc hiếm. Tài liệu lưu trữ có giá trị cao không chỉ quý mà còn hiếm vì chính nội dung mà nó phản ánh. Đồng nghĩa với điều đó, một tài liệu lưu trữ có số lượng ít, độc đáo về hình thức, vật mang tin thì không chỉ hiếm mà còn quý. Quý vì chính sự hiếm của tài liệu lưu trữ đó. Tài liệu lưu trữ chỉ cần đáp ứng tiêu chí quý hoặc hiếm thì sẽ được công nhận là tài liệu lưu trữ quý, hiếm.
            Quan điểm về tài liệu lưu trữ quý, hiếm sẽ quyết định tiêu chí đánh giá tài liệu lưu trữ để xem xét, công nhận tài liệu đó có phải là tài liệu lưu trữ quý, hiếm hay không. Do quý, hiếm là những khái niệm “mơ hồ”, mang tính định tính nên việc có nhiều quan điểm khác nhau về tài liệu lưu trữ quý, hiếm là điều dễ hiểu. Chúng tôi cũng cho rằng, việc xác định một tài liệu lưu trữ là quý, hiếm cũng chỉ mang tính tương đối trên cơ sở một hoặc nhiều tiêu chí. Để Nhà nước có định hướng, chính sách phù hợp còn nhiều vấn đề liên quan đến tài liệu lưu trữ quý, hiếm cần được tiếp tục xem xét, nghiên cứu trong thời gian tới, trước hết là định nghĩa về tài liệu lưu trữ quý, hiếm./.

Nguồn: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

https://luutru.gov.vn/tin-nghien-cuu-trao-doi/nen-hieu-nhu-the-nao-ve-tai-lieu-luu-tru-quy-hiem.htm