1. Kết quả hoạt động ứng dụng khoa học và công nghệ giai đoạn 1962 - 2023

           1.1. Ứng dụng kết quả nghiên cứu trong công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ

           Với chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (gọi tắt là Cục) luôn quan tâm, chú trọng đến công tác nghiên cứu khoa học ngay từ khi thành lập. Nhiều kết quả nghiên cứu khoa học như: Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ (2001); Cơ sở khoa học để xây dựng Luật Lưu trữ (2003); Xác định các thông số kỹ thuật kho lưu trữ chuyên dụng bảo quản tài liệu giấy (1996); Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức (2008)... đã được ứng dụng trong việc xây dựng, ban hành văn bản quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ như: Luật Lưu trữ năm 2011; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan,tổ chức; Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng. Bên cạnh các văn bản quy phạm pháp luật, nhiều văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ cũng được ban hành như: Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ trên môi trường mạng; Hướng dẫn xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ...

           Từ năm 2018 đến nay, kết quả nghiên cứu của các đề tài khoa học cấp Bộ: Cơ sở khoa học sửa đổi, bổ sung Luật Lưu trữ; Cơ sở khoa học xã hội hóa hoạt động lưu trữ; Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan; Quản lý nhà nước về lưu trữ tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ; Cơ sở khoa học xác định một số tiêu chuẩn kỹ thuật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ số... là cơ sở khoa học trong việc nghiên cứu, xây dựng Luật Lưu trữ sửa đổi hiện nay.

           1.2. Ứng dụng công nghệ trong hoạt động nghiệp vụ lưu trữ

           Xác định việc nghiên cứu khoa học phải xuất phát từ thực tiễn hoạt động nghiệp vụ lưu trữ nhằm tìm ra biện pháp tháo gỡ các vấn đề cần được giải quyết của ngành, từ năm 1962 cho đến nay, kết quả của nhiều đề tài khoa học đã được ứng dụng trong các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, đặc biệt là công tác bảo quản và bảo hiểm tài liệu lưu trữ.

           a) Bảo quản tài liệu lưu trữ

           Trong hơn 60 năm, các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ được sự quan tâm, chỉ đạo của các cấp lãnh đạo, trong đó, nghiệp vụ bảo quản tài liệu lưu trữ là hoạt động đã có nhiều bước tiến nổi bật trong việc ứng dụng, chuyển giao công nghệ. Đối với đề tài mà sản phẩm là các giải pháp về mặt công nghệ, ví dụ: “Nghiên cứu xác định kết quả xông khí bằng chất Bêkaphot để diệt côn trùng cho tài liệu bằng giấy trong kho lưu trữ (1984 - 1987)” đã xây dựng được quy trình sử dụng Bêkaphot để khử trùng tài liệu giấy; “Xác định các thông số kỹ thuật kho lưu trữ chuyên dung để bảo quản tài liệu giấy (1992 - 1996)” đã đề ra các giải pháp về kiến trúc, công nghệ, thiết bị chuyên dụng, thông hơi, thông gió, chiếu sáng... cho kho lưu trữ chuyên dụng bảo quản tài liệu giấy ở Việt Nam được vận dụng sau này; “Nghiên cứu phương pháp khử trùng tài liệu lưu trữ (2004)” đã thử nghiệm khử trùng cho tài liệu giấy bằng chất Methyi Bromedi tại các kho lưu trữ.... Các kết quả nghiên cứu này đã được Cục ứng dụng trong việc nâng cao hiệu quả các hoạt động bảo quản tài liệu lưu trữ.

           Bên cạnh đó, công tác tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ cũng là kết quả của việc ứng dụng các phương pháp khoa học kỹ thuật để tu bổ và phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng, nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Việc tiếp cận, ứng dụng kỹ thuật, công nghệ tiên tiến của nước ngoài như: khử trùng tài liệu bằng phương pháp xông khí Bêkaphot; khử axit bằng phương pháp phun sương Bookeeper của Mỹ; khử axit bằng máy C900 của Đức; ứng dụng công nghệ Leafcasting trong công tác tu bổ tài liệu lưu trữ... đã nâng chất lượng, hiệu quả việc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ.

           b) Bảo hiểm tài liệu lưu trữ

           Để thực hiện nhiệm vụ bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ thì một trong những biện pháp quan trọng đã trở thành yêu cầu của lưu trữ đó là lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.

           Năm 1996, Cục ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý và bảo hiểm tài liệu Châu bản trên CD-ROM. Việc ứng dụng công nghệ CD-ROM trong việc lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ đã có kết quả bước đầu phù hợp với sự phát triển khoa học thời điểm đó nhưng công nghệ này vẫn bộc lộ một số hạn chế nhất định như: Tài liệu Châu bản được lưu trữ dưới dạng ảnh nên dung lượng chiếm bộ nhớ lớn trong khi mỗi CD-ROM lại có dung lượng nhỏ, độ an toàn và tuổi thọ không cao.

           Năm 2002, Cục trang bị một dây chuyền lập bản sao bảo hiểm gồm hệ thống máy chụp lưỡng hệ của Đức. Thiết bị này có chức năng vừa chụp microfilm, vừa số hóa; hệ thống tráng rửa của hãng Kodak; các thiết bị kiểm tra (thiết bị đo mật độ, độ nhạy sáng, kính hiển vi, thiết bị nối phim, phòng kiểm tra Hypo...). Năm 2006, Cục tiếp tục đầu tư trang thiết bị ghi phim Kodak I9610.

           Để đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ, từ năm 2010 đến nay, Cục đã nghiên cứu các đề tài có tính ứng dụng cao như: Nghiên cứu giải pháp chuyển các dữ liệu số hóa trên các máy quét thông dụng sang microfilm qua máy ghi phim Kodak I9610; Nghiên cứu các giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ giấy quý, hiếm có tình trạng mờ chữ để lập bản sao bảo hiểm; Nghiên cứu, đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia... Nhiều giải pháp trong các đề tài đã được sử dụng để lựa chọn công nghệ mới lập bảo sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ; xây dựng Đề án Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia giai đoạn II phù hợp với tình hình thực tiễn hiện nay.

           1.3. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ

           Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước luôn xác định rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng các công nghệ mới, đặc biệt là công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ. Từ năm 1986, Cục đã nghiên cứu, ứng dụng tin học trong công tác lưu trữ, đó là các đề tài: Vấn đề cơ bản trong việc xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia; Nghiên cứu ứng dụng tin học trong thống kê phục vụ quản lý tài liệu lưu trữ; Nghiên cứu ứng dụng tin học trong việc phân loại, quản lý tài liệu từ văn thư vào lưu trữ...Các kết quả nghiên cứu được chuyển giao cho nhiều cơ quan áp dụng, làm thay đổi phương thức quản lý văn bản, tài liệu từ thủ công bằng hệ thống sổ sách sang máy vi tính. Việc thống kê lưu trữ phục vụ cho việc quản lý nhà nước đã ứng dụng công nghệ thông tin để thống kê số liệu về phông lưu trữ, kho lưu trữ, trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ...

           Từ năm 2009 đến nay, Cục đã triển khai nhiều đề tài về quản lý văn bản, tài liệu điện tử, đó là: Xây dựng các yêu cầu và giải pháp quản lý hồ sơ điện tử (2009); Nghiên cứu chuẩn hóa dữ liệu trong việc tạo lập, sử dụng và lưu trữ dữ liệu đặc tả với tài liệu lưu trữ điện tử (2012); Nghiên cứu đề xuất một số giải pháp thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan (2015); Cơ sở khoa học xác định một số tiêu chuẩn kỹ thuật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ số (2021). Các kết quả nghiên cứu này được ứng dụng trong việc xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ; phần mềm quản lý văn bản và điều hành; xây dựng các tiêu chuẩn kỹ thuật kho lưu trữ tài liệu lưu trữ số...

           2. Nhận xét, đánh giá

           2.1. Về ưu điểm

           - Hoạt động ứng dụng, chuyển giao khoa học và công nghệ đạt được nhiều kết quả đáng khích lệ, đặc biệt là trong công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ; ứng dụng các công nghệ mới, đặc biệt là công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ.

           - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã quan tâm, chú trọng đến việc đầu tư trang thiết, bị máy móc hiện đại phục vụ cho công tác bảo quản, bảo hiểm tài liệu lưu trữ.

           - Nhiều đề tài khoa học mang tính ứng dụng cao được đề xuất, thực hiện trong giai đoạn hiện nay.

           2.2. Về hạn chế

           Bên cạnh các kết quả đạt được,hoạt động ứng dụng khoa học và công nghệ còn một số hạn chế đó là:

           - Thiếu các định hướng, giải pháp tổng thể để ứng dụng, chuyển giao khoa học và công nghệ trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

           - Thiếu các đề tài khoa học nghiên cứu, thiết kế, xây dựng các sản phẩm khoa học và công nghệ về lĩnh vực văn thư, lưu trữ; chưa có nhiều đề tài đề xuất giải pháp về công nghệ...

           - Sản phẩm công nghệ của nhiều đề tài khoa học chưa được quan tâm, đầu tư kinh phí để hoàn thiện, phát triển và ứng dụng trong thực tiễn.

           3. Định hướng và giải pháp ứng dụng khoa học và công nghệ giai đoạn 2025 - 2030

           3.1. Định hướng

           Căn cứ vào kết quả ứng dụng khoa học và công nghệ giai đoạn 1962 - 2023 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, tác giả xin đề xuất một số định hướng giai đoạn 2025 - 2030, như sau:

           - Tăng cường ứng dụng các kết quả nghiên cứu đề tài khoa học vào thực tiễn trong việc biên soạn, xây dựng văn bản quy pháp pháp luật, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về lĩnh vực văn thư, lưu trữ như: chuẩn hóa thuật ngữ văn thư, lưu trữ; xây dựng các tiêu chuẩn kỹ thuật về kho lưu trữ số; tiêu chí lựa chọn tài liệu lưu trữ để số hóa; tiêu chuẩn về giấy in bền lâu...

           - Thực hiện nghiên cứu các đề tài ứng dụng khoa học và công nghệ trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ để tạo ra các sản phẩm công nghệ có tính ứng dụng cao và chuyển giao các sản phẩm công nghệ cho các cơ quan, tổ chức.

           - Đẩy mạnh ứng dụng thành tựu của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0 như: công nghệ điện toán đám mây, Internet vạn vật, trí tuệ nhân tạo, dữ liệu lớn để làm nòng cốt thúc đẩy chuyển đổi số và tạo ra các sản phẩm, thiết bị thông minh ứng dụng trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

           3.2. Giải pháp

           - Khuyến khích nghiên cứu các đề tài có sản phẩm, giải pháp là ứng dụng công nghệ, thành tựu khoa học kỹ thuật để giải quyết các vướng mắc trong thực tiễn hoặc nâng cao hiệu quả hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

           - Đầu tư kinh phí thích đáng cho việc nghiên cứu, thử nghiệm liên quan đến ứng dụng, thử nghiệm công nghệ mới trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

           - Đổi mới, nâng cao hiệu quả ứng dụng kết quả đề tài khoa học trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ như: Chọn đúng nội dung nghiên cứu; giao đúng, trúng tổ chức, cá nhân thực hiện nhiệm vụ khoa học; tổ chức, quản lý các chương trình, đề tài, nhiệm vụ khoa hoạc và công nghệ chất lượng, hiệu quả, thực chất.

           - Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực thực hiện hoạt động ứng dụng, chuyển giao khoa học và công nghệ. Đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng cho đội ngũ viên chức khoa học và công nghệ có đủ năng lực, kinh nghiệm và sáng tạo để thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ./.

Nguồn: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước

https://luutru.gov.vn/tin-nghien-cuu-trao-doi/ket-qua-ung-dung-khoa-hoc-va-cong-nghe-ve-linh-vuc-van-thu-luu-tru-giai-doan-1962-2023-mot-so-de-xuat-va-giai-phap.htm