SỰ CẦN THIẾT PHẢI CHUYỂN ĐỔI SỐ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Quá trình phát triển kỷ nguyên số, chuyển đổi số là điều tất yếu của các quốc gia, nó tác động sâu rộng tới từng cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp, bao trùm lên tất cả các ngành, lĩnh vực trong xã hội. Lĩnh vực Lưu trữ cũng không nằm ngoài vòng quay đó.

CHUYỂN ĐỔI SỐ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Ở ĐỊA PHƯƠNG

Chuyển đổi số công tác lưu trữ trong cơ quan HCNN ở địa phương (bao gồm HĐND các cấp, UBND và các cơ quan chuyên môn của UBND các cấp) là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện cách thức quản lý và thực hiện quy trình nghiệp vụ lưu trữ dựa trên các nền tảng công nghệ số.

NỀN TẢNG CÔNG NGHỆ SỐ - HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Để tin học hóa các quy trình nghiệp vụ về công tác lưu trữ, bao gồm công tác thu thập, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ.

MỘT SỐ GIẢI PHÁP

Thứ nhất, chuyển đổi nhận thức

Chuyển đổi nhận thức của đội ngũ lãnh đạo, quản lý, công chức thừa hành đồng thời gắn với trách nhiệm quản lý, trách nhiệm thực thi của đội ngũ công chức

Tuyên truyền làm thay đổi nhận thức

Tuyên truyền để mỗi người nhận thức rõ về ý nghĩa, tầm quan trọng của chuyển đổi số công tác lưu trữ trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, đây là một nội dung trong xây dựng chính quyền điện tử, hướng tới chính quyền số trước khi có hành động cụ thể để thực hiện. Đặc biệt nhấn mạnh nhận thức của đội ngũ lãnh đạo-những người đứng đầu các cơ quan HCNN ở địa phương là vấn đề then chốt, nhận thức của công chức thừa hành là trung tâm, nó mang tính định hướng và quyết định đến quá trình cũng như kết quả của chuyển đổi số công tác lưu trữ bởi đó là chủ thể thực hiện chuyển đổi số công tác lưu trữ trong CQHCNN.

Thứ hai, xây dựng các công cụ và nguồn lực thực hiện

Từ nhận thức về chuyển đổi số công tác lưu trữ, trên cơ sở hệ thống văn bản QPPL hiện hành, mỗi địa phương, cơ quan hành chính xây dựng các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, kế hoạch triển khai cụ thể, đầu tư các nguồn lực như kinh phí, hạ tầng công nghệ, bồi dưỡng đội ngũ những người làm lưu trữ tại mỗi cơ quan để có đủ khả năng vận hành, xử lý các thao tác nghiệp vụ trên Hệ thống QLTLLTĐT. Về lâu dài, cơ quan nhà nước có thẩm quyền rà soát hệ thống các văn bản pháp luật về lưu trữ để phù hợp, thống nhất quản lý TLLT điện tử.

Thứ ba, xây dựng các tiêu chí đánh giá

Ban Chỉ đạo chuyển đổi số ở các địa phương xem xét, lồng ghép tiêu chí đánh giá chuyển đổi số công tác lưu trữ như thủ tục hành chính trong công tác lưu trữ; tỷ lệ hồ sơ lưu trữ điện tử/số hóa được lưu giữ, chia sẻ dữ liệu; bồi dưỡng kiến thức chuyển đổi số công tác lưu trữ, kỹ năng làm việc trên môi trường số cho công chức làm lưu trữ tại các cơ quan HCNN,...trong các chỉ tiêu thành phần ở mỗi chỉ số chính của trụ cột chính quyền số.

Thứ tư, bồi dưỡng nguồn nhân lực

Bồi dưỡng kiến thức về lưu trữ số cho đội ngũ công chức làm lưu trữ trong các cơ quan HCNN, đây là những người trực tiếp thực hiện, là yếu tố then chốt, quyết định tới chất lượng, hiệu quả công tác lưu trữ trong mỗi cơ quan HCNN. Ngoài kiến thức cơ bản về lưu trữ cần được trang bị thêm kiến thức về ứng dụng công nghệ số, văn hóa làm việc trên môi trường số…

Thứ năm, về hạ tầng công nghệ

- Cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn DEMO phần mềm Quản lý TLLTđiện tử.

- Đầu tư, nâng cấp/ xây dựng mới/thuê bao Hệ thống QLTLĐT, Hệ thống QLTLLT điện tử.

Thứ sáu, nghiệp vụ lưu trữ số

Đẩy mạnh nhiệm vụ số hóa tài liệu lưu trữ; sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ đã được số hóa/tài liệu điện tử phục vụ khai thác sử dụng trên môi trường mạng

Xây dựng trang thông tin điện tử của các sở, ngành, cấp huyện, cấp xã ở địa phương có phân hệ khai thác sử dụng TLLT trực tuyến và kết nối phần mềm Quản lý TLLTĐT để phục vụ độc giả khai thác, sử dụng TLLT trực tuyến.

Công bố, giới thiệu, triển lãm TLLT trên không gian mạng (đặc biệt là vào các ngày lễ lớn của cơ quan, địa phương) để công chúng ở trong và ngoài nước có thể tiếp cận với thông tin TLLT nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu của xã hội, phục vụ xây dựng và phát triển địa phương.

TÓM LẠI - CÁC GIẢI PHÁP

Triển khai nghiệp vụ lưu trữ số

Hạ tầng công nghệ

Bồi dưỡng nguồn nhân lực

Chuyển đổi nhận thức

Xây dựng công cụ và nguồn lực thực hiện

Xây dựng các tiêu chí đánh giá

KẾT LUẬN

Chuyển đổi số công tác lưu trữ là nhiệm vụ cần được thực hiện song hành với các nhiệm vụ khác để bắt kịp với xu thế, chủ trương chung về chuyển đổi số quốc gia. Các giải pháp được triển khai sẽ góp phần nâng cao hiệu quả việc chuyển đổi số trong xây dựng chính quyền điện tử, hướng tới chính quyền số tại các địa phương giai đoạn hiện nay./.

TS. Nguyễn Thị Thanh Hương - ThS. Hoàng Thị Thanh Thủy

(Nguồn: Sưu tầm)