Trong Thông đạt số: 1-C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 Chủ tịch Hồ Chí Minh đã khẳng định “Tài liệu có giá trị đặc biệt trên phương diện kiến thiết quốc gia”[1], tài liệu lưu trữ (TLLT) là nguồn tài nguyên của dân tộc, là nguồn thông tin có giá trị đặc biệt trong công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Trong những năm qua, việc bảo quản và phát huy giá trị của TLLT đã được quan tâm, chú trọng. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 đã khẳng định rất rõ, TLLT là “tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ”[2]. TLLT ngày càng khẳng định được vai trò của nó nhất là trong giai đoạn hiên nay, với sự phát triển của khoa học công nghệ và cuộc cách mạng 4.0 đang trở thành xu thế phát triển sâu rộng tác động đến sự phát triển của tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội trong đó có ngành lưu trữ, công tác lưu trữ và hoạt họat động lưu trữ. Nhờ việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ mà một loại hình tài liệu mới ra đời đó là tài liệu điện tử. Khối tài liệu này đã và đang hình thành trong các cơ quan, tổ chức với khối lượng ngày càng lớn, tạo nên cơ sở dữ liệu phong phú, công cụ tra tìm được hiện đại hóa… Điều này giúp cho công tác quản lý cũng như công tác phát huy giá trị khối tài liệu này nhanh chóng, thuận tiện, hiệu quả.

            Theo “Cẩm nang chuyển đổi số Bộ Nội vụ”, Chuyển đổi số là tiến trình một tổ chức tiến hóa bằng việc chuyển đổi nhận thức, hình thành văn hóa chấp nhận và thử nghiệm cái mới, áp dụng công nghệ số, thay đổi căn bản, toàn diện phương thức quản lý, vận hành và tạo ra giá trị mới, bảo đảm an toàn, an ninh mạng [3]. Chuyển đổi số quốc gia là tiến trình quốc gia phát triển công nghệ số, tạo dựng môi trường, hệ sinh thái số làm nền móng, kiến tạo thể chế và thúc đẩy chuyển đổi số trong mọi mặt của đời sống xã hội, giúp tăng mạnh năng suất lao động, tạo động lực tăng trưởng kinh tế mới.

             Bởi vậy, Trung tâm Lưu trữ quốc gia III (sau đây gọi tắt là Trung tâm) là một đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn Thư và Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ không thể nằm ngoài xu thế chuyển đổi số của đất nước trong giai đoạn hiện nay. Là một trong năm Trung tâm Lưu trữ quốc gia lớn, hiện đang bảo quản hơn 13 km giá TLLT có ý nghĩa quốc gia, Trung tâm luôn quan tâm và chú trọng tới công tác chuyển đổi số trong hoạt động lưu trữ của toàn cơ quan, và đặc biệt là trong công tác phát huy giá trị TLLT. Đây là một bước tiến quan trọng để vừa làm tốt công tác lưu trữ của toàn Trung tâm nói chung vừa đem lại những thay đổi tích cực trong việc phát huy giá trị TLLT mà Trung tâm đang quản lý đến với công chúng nói riêng.

             Nhận thức được giá trị to lớn về nguồn tài liệu quý mà Trung tâm đang bảo quản, Trung tâm đã đẩy mạnh việc thực hiện công tác phát huy giá trị nhằm phục vụ tốt hơn nhu cầu khai thác sử dụng TLLT của công chúng. Các hình thức phát huy giá trị TLLT của Trung tâm ngày càng đổi mới, hiện đại và phát triển đáp ứng theo xu hướng chuyển đổi số của ngành Nội vụ và của đất nước, chẳng hạn như: Phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu trực tuyến; cung cấp thông tin TLLT qua mạng; trưng bày, triển lãm tài liệu trực tuyến…

            Phục vụ nhu cầu khai thác tài liệu trực tuyến và cung cấp thông tin TLLT qua mạng. Phục vụ nhu cầu khai thác TLLT của độc già hàng ngày nhằm đáp ứng những mục đích khác nhau của độc giả tại Phòng Đọc của Trung tâm. Với nhu cầu chuyển đổi số, Trung tâm luôn thực hiện công tác số hóa TLLT để phục vụ công tác bảo quản, bảo hiểm tài liệu và công tác phục vụ độc giả. Trung tâm đã xây dựng phần mềm “Thu thập, quản lý và khai thác TLLT điện tử”, phần mềm này giúp độc giả thực hiện các thủ tục khai thác tài liệu trên môi trường mạng đơn giản, nhanh chóng, đồng thời, các viên chức có thể theo dõi sự phê duyệt TLLT của lãnh đạo ngay trên phần mềm mà không cần trực tiếp đi tới các phòng làm việc để trình các phiếu độc giả yêu cầu. Bên cạnh đó, Trung tâm đã xây dựng phần mềm tra cứu “Hồ sơ đi B”để các cá nhân và thân nhân của các cán bộ đi B có thể dễ dàng tra tìm hồ sơ kỷ vật của cán bộ đi B qua các đường link: http://ltqg3.luutru.gov.vn/hosodib2; http://ltqg3.luutru.gov.vn/hosodib1; http://ltqg3.luutru.gov.vn/hosodib/.  Đặc biệt, trong thời gian tác động của đại dịch Covid-19, Trung tâm đã tiến hành việc phục vụ cũng như cung cấp thông tin tài liệu trực tuyến qua mạng. Với cách làm này, độc giả không phải đến trực tiếp tại Trung tâm để khai thác tài liệu mà độc giả có thể gửi các yêu cầu qua mạng, qua email… các viên chức tại Phòng Đọc sẽ giúp các độc giá khai thác những tài liệu mà họ cần.

            Xây dựng triển lãm, trưng bày trực tuyến TLLT, trưng bày, triển lãm trực tuyến TLLT là hình thức phát huy giá trị hiệu quả đã được áp dụng ở nhiều quốc gia trên thế giới. Ưu điểm của hình thức này là không giới hạn về không gian và thời gian nên tính chia sẻ thông tin cao, đối tượng người xem triển lãm đa dạng. Chỉ cần một máy tính kết nối mạng Internet độc giả có thể truy cập vào xem triển lãm trực tuyến TLLT ở bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu. Nhận thức được ưu điểm của hình thức này, Trung tâm đã xây dựng triển lãm trực tuyến như: Triển lãm “Hồ sơ đi B- Quảng Trị - Ngày trở về” tại thành cổ Quảng Trị trên trang Fanpage của Trung tâm vào dịp kỷ niệm 70 năm ngày Thương binh Liệt sỹ năm 2017, Triển lãm “Thống nhất non sông” nhân dịp kỷ niệm 45 năm Ngày giải phóng miền Nam, thống nhất đất nước (30/04/1975 – 30/04/2020), Triển lãm “Vinh danh những anh hùng thầm lặng” nhân dịp kỷ niệm 47 năm Ngày giải phóng hoàn toàn miền Nam, thống nhất đất nước. Đặc biệt, Triển lãm trực tuyến “Quốc huy, Quốc kỳ, Quốc ca – Biểu tượng dân tộc Việt Nam” nhân kỷ niệm ngày Quốc khánh 2/9, và 60 năm ngày thành lập Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (04/9/1962-04/9/2022) đã giới thiệu hơn 200 tài liệu, hình ảnh về 3 biểu tượng thiêng liêng của dân tộc đồng thời có thuyết minh tự động giúp độc giả dễ dàng theo dõi và tra cứu thông tin về triển lãm trong không gian thực tế ảo của triển lãm. Hơn nữa, độc giả có thể “chạm” vào các tài liệu và hiện vật để theo dõi nội dung của Triển lãm.

             Xây dựng Fanpage để giới thiệu tài liệu và các hoạt động của Trung tâm. Năm 2016, Trung tâm đã xây dựng Fanpage để công bố giới thiệu, quảng bá các hoạt động của Trung tâm cũng như các TLLT hiện đang lưu trữ tại Trung tâm. Hàng năm, Trung tâm giới thiệu hơn 150 tin bài trên Fanpage và hiện nay đã thu hút được 7000 người theo dõi và 6700 lượt thích. Có thể nhận thấy rằng, các tin bài của Fanpage đã thu hút đông đảo độc giả quan tâm.

             Viết bài công bố giới thiệu tài liệu trên các phương tiện truyền thông, mạng xã hội. Trong những năm gần đây, ngoài các tin bài viết công bố giới thiệu tài liệu trên Website của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước…, Trung tâm đã tận dụng lợi thế của công nghệ thông tin, đón đầu những thách thức công bố, giới thiệu tài liệu qua các kênh truyền thông youtobe, facebook, zalo… nhằm đưa TLLT đến gần hơn với xã hội và công chúng. Bởi vậy, số lượng TLLT, thông tin TLLT được giới thiệu nhiều hơn với sự đa dạng, phong phú về nội dung, hình thức từ đó phát huy mạnh mẽ giá trị của TLLT, thu hút đông đảo độc giả quan tâm, theo dõi và tương tác với Trung tâm và TLLT, từ đó nâng cao hơn nữa vai trò, vị trí của ngành lưu trữ, cơ quan lưu trữ và người làm lưu trữ.

             Công cuộc chuyển đổi số đã mang lại những thách thức to lớn nhưng đồng thời cũng mang lại những cơ hội to lớn đối với các cơ quan lưu trữ nói chung và Trung tâm Lưu trữ quốc gia III nói riêng. Qua các hình thức phát huy giá trị tài liệu trong xu hướng chuyển đổi số, chúng ta có thể nhận thấy rằng Trung tâm đang từng bước xây dựng, chủ động và nỗ lực trong việc thực hiện chuyển đổi số đáp ứng với những thay đổi của thời đại để biến những thách thức thành cơ hội để giúp Trung tâm ngày càng phát triển và hiện đại hơn. Tác giả cũng đề xuất thêm một số kiến nghị để giúp cho công tác phát huy giá trị tài liệu của Trung tâm trong xu thế chuyển đổi số được hoàn thiện hơn:

             Thứ nhất, Trung tâm cần chú trọng đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ viên chức, người lao động của Trung tâm về nội dung cũng như vai trò của chuyển đổi số trong hoạt động lưu trữ nói chung và phát huy giá trị tài liệu nói riêng. Vì, con người là nhân tố quyết định sự thành công của mọi công việc.

             Thứ hai, Trung tâm nên trang bị thêm một số máy móc, thiết bị cần thiết phục vụ cho nhu cầu chuyển đổi số như máy scan, máy tính… và các phần mềm ứng dụng đáp ứng các yêu cầu như: phân quyền truy cập; bảo đảm an toàn và xác thực thông tin; có khả năng quản trị cơ sở với dung lượng lớn với nhiều loại hình tài liệu; có khả năng quản trị…để phục vụ tốt hơn cho công tác phát huy giá trị tài liệu.

             Thứ ba, Trung tâm cần tích cực chủ động hơn nữa trong công tác phát huy giá trị tài liệu bằng việc xây dựng phòng đọc ảo. Với phòng đọc ảo, Độc giả có thể trực tiếp tương tác trên môi trường mạng diện rộng mà không phải tới trực tiếp tại phòng Đọc. Đây là cầu nối giữa độc giả với Trung tâm, bởi vì, nhu cầu khai thác tài liệu của độc giả rất đa dạng và độc giả cũng ở những vị trí địa lý khác nhau. Bởi vậy, môi trường mạng của Phòng đọc ảo là không gian lý tưởng để độc giả ở khắp mọi nơi trên thế giới có thể tiếp cận tài liệu của Trung tâm.

             Thứ tư, để đáp ứng kịp thời với sự phát triển của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, Trung tâm nên quan tâm hơn nữa tới công tác tin học hóa tất cả các khâu nghiệp vụ lưu trữ nhằm mục tiêu trợ giúp việc xử lý, khai thác và trao đổi thông tin kịp thời, nhanh chóng và chính xác, trợ giúp công tác điều hành và quản lý hành chính của cơ quan, góp phần nâng cao hiệu suất và quyền lực của bộ máy hành pháp Nhà nước nói chung trên đường tiến tới xây dựng nền hành chính số của một Chính phủ số trong tương lai. Trung tâm cần thực hiện việc số hoá TLLT đáp ứng cho bảo hiểm và khai thác thông tin TLLT của độc giả cũng như việc tra tìm tài liệu khi làm công tác phát huy giá trị tài liệu trực tuyến được nhanh chóng, tiện lợi.

Chú thích:

1. Trung tâm Lưu trữ quốc gia III, Phông Tài liệu sưu tầm, hồ sơ 07, tờ 01.
2. Luật Lưu trữ năm 2011.
3. Bộ Nội vụ (2022), Cẩm nang chuyển đổi số Bộ Nội vụ.

Nguồn trích: Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước

https://luutru.gov.vn/tin-nghien-cuu-trao-doi/phat-huy-gia-tri-tai-lieu-luu-tru-trong-xu-huong-chuyen-doi-so-tai-trung-tam-luu-tru-quoc-gia-iii.htm