Với các giá trị to lớn về nhiều mặt, tài liệu lưu trữ được coi là di sản văn hóa, là hồn cốt của dân tộc, là tài sản đặc biệt của Quốc gia. Nhận thức được vai trò, giá trị của tài liệu lưu trữ, trong những năm qua bên cạnh sứ mệnh “Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ quốc gia”, các Lưu trữ lịch sử đã và đang làm tốt sứ mệnh “Phát huy giá trị tài liệu lưu trữ quốc gia”. Tài liệu lưu trữ chỉ thực sự “sống” và phát huy giá trị khi được khai thác, sử dụng để phục vụ công cuộc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa cùng các nhu cầu chính đáng của mỗi cơ quan, tổ chức và cá nhân. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiệu quả là trách nhiệm của các cơ quan lưu trữ nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác, thông tin của độc giả và mở rộng ảnh hưởng của tài liệu lưu trữ đối với xã hội.

         Trong những năm qua, việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ truyền thống được áp dụng phổ biến tại các Lưu trữ lịch sử. Với sự phát triển khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin đã hình thành một loại tài liệu mới là tài liệu điện tử. Cùng với hình thức khai thác, sử dụng tài liệu truyền thống, các Lưu trữ lịch sử đã và đang đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin để khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên, việc khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử thời gian qua chưa đồng bộ, hiệu quả.

         Để đánh giá thực tiễn việc khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác này, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức Hội thảo khoa học “Khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử” tại Hà Nội vào tháng 12 năm 2022. Bài viết này xin tổng hợp một số kết quả Hội thảo khoa học trên.

         1. Về nội dung Hội thảo

         Hội thảo có 01 báo cáo đề dẫn và 17 báo cáo tham luận, tập trung vào các vấn đề chính sau đây:

         - Một là, vấn đề chung về khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ

         Với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản về ứng dụng công nghệ thông tin, ứng dụng thành tựu của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0. Hòa cùng dòng chảy của xu hướng chuyển đổi số, các Lưu trữ lịch sử đang đứng trước cơ hội và thách thức là đa dạng hóa hình thức phục vụ nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội, độc giả. Khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ mang lại cho xã hội, độc giả nhiều lợi ích nhưng cũng đặt ra nhiều vấn đề cho các cơ quan lưu trữ.

         - Hai là, các quy định pháp luật liên quan đến khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ

         Các quy định hiện hành về khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nói chung và các quy định hiện hành có liên quan đến khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ nói riêng được đề cập đến nhiều trong các báo cáo tham luận. Hiện nay, Luật Lưu trữ năm 2011 có quy định về quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng tài liệu lưu trữ (Điều 29); sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử (Điều 30). Các quy định này được cụ thể hóa bằng các văn bản như: Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ; Thông tư số 05/2015/TT-BNV ngày 25 tháng 11 năm 2015 của Bộ Nội vụ quy định danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại Lưu trữ lịch sử; Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các Lưu trữ lịch sử... Ngoài ra, Đảng và Nhà nước cũng đã ban hành các văn bản về quản lý tài liệu điện tử, cải cách thủ tục hành chính, Chính phủ điện tử và chuyển đổi số làm cơ sở để tổ chức khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để thúc đẩy hình thức khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử trong thời gian qua.

         - Ba là, thực tiễn khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử

         Trong thời gian qua, một số Lưu trữ lịch sử đã triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh đã phục vụ khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ ở mức độ 3, 4 thông qua Cổng dịch vụ công trực tuyến. Điển hình như tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh đã tạo lập được cơ sở dữ liệu của 27 phông lưu trữ với gần 28.000 hồ sơ, hơn 500.000 văn bản/1.700.000 trang văn bản, kích hoạt 511 tài khoản độc giả online. Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành phố Cần Thơ, từ năm 2020 đến nay, đã phục vụ cho 142 tổ chức, cá nhân khai thác, sử dụng 229 tài liệu lưu trữ. Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, II, III đã tổ chức triển lãm trực tuyến tài liệu lưu trữ, xuất bản nhiều ấn phẩm điện tử...

         2. Các giải pháp về khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử

         Để góp phần giải quyết các khó khăn, vướng mắc trong thực tiễn khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ, các báo cáo và ý kiến tham luận tại Hội thảo đã đề xuất các giải pháp như:

         - Thứ nhất, bổ sung các quy định pháp lý về sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ: Tại một số báo cáo tham luận cho rằng, việc bổ sung hình thức sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ là cần thiết. Hình thức này cho phép độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bằng cách khai thác giá trị của tài liệu lưu trữ không bị hạn chế về thời gian và không gian, kéo dài tuổi thọ của tài liệu thông qua áp dụng các phương tiện kỹ thuật hiện đại để tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu một cách nhanh chóng, kịp thời. Vì vậy, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cần bổ sung các quy định, hướng dẫn về khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ; các chính sách về tiếp cận thông tin đối với tài liệu lưu trữ để đảm bảo quyền tiếp cận thông tin của độc giả góp phần bảo vệ bí mật nhà nước.

         - Thứ hai, đẩy mạnh xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ: Để độc giả có thể khai thác tài liệu lưu trữ điện tử cần đẩy mạnh việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử. Việc tạo lập tài liệu điện tử phải đáp ứng đầy đủ yêu cầu đầu vào theo quy định tại Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ và Thông tứ số 41/2017/TT-BNV ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước.

         - Thứ ba, các giải pháp về công nghệ: Để triển khai thành công một hệ thống phục vụ khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ đáp ứng khai thác hoàn toàn trên môi trường mạng, các vấn đề cần quan tâm bao gồm phát triển cơ sở dữ liệu, danh mục truy cập công cộng trực tuyến, dịch vụ kỹ thuật tương tác, tài liệu toàn văn, phần cứng và hệ thống mạng, truy cập và các vấn đề bảo mật...

         - Thứ tư, quản trị rủi ro: Hiện nay, chúng ta đều thống nhất cần phải mở rộng các dịch vụ trực tuyến về tra cứu, sử dụng thông tin dữ liệu nhưng vấn đề đặt ra là quản trị rủi ro trong môi trường mạng. Việc cung cấp dịch vụ phục vụ xã hội vận hành hoàn toàn bằng công nghệ thông tin và truyền thông đòi hỏi các Lưu trữ lịch sử phải xét tới vấn đề bản quyền đối với tài liệu lưu trữ khi được đưa ra phục vụ trên mạng diện rộng; vấn đề đảm bảo tính xác thực của tài liệu lưu trữ. Vì vậy, việc quản trị rủi ro là rất quan trọng để bảo vệ thông tin, tài liệu giúp cho các Lưu trữ lịch sử có chiến lược quản trị rủi ro và chủ động xử lý các tình huống xấu nhất có thể xảy ra trên môi trường mạng, đồng thời xây dựng chính sách sử dụng tài liệu trực tuyến chặt chẽ.

         - Thứ năm, đẩy mạnh công tác truyền thông trong lưu trữ: Cùng với quá trình chuyển đổi phương thức phục vụ, các Lưu trữ lịch sử cần phối hợp với các cơ quan truyền thông tuyên truyền, hướng dẫn và khuyến khích công chúng độc giả sử dụng phương thức sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, các Lưu trữ lịch sử vẫn cần duy trì, cải tiến và đổi mới các trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị để cập nhật danh mục tài liệu lưu trữ được phép công khai trên mạng cũng như toàn bộ quy trình, chi phí và hướng dẫn sử dụng các ứng dụng.

         - Thứ sáu, đào tạo nguồn nhân lực: Cần nâng cao trình độ về lưu trữ số và công nghệ thông tin cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ là một trong những giải pháp rất cần thiết đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ độc giả tại các Lưu trữ lịch sử hiện nay.

         3. Đề xuất, kiến nghị

         Để đẩy mạnh khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử, qua trao đổi, thảo luận, các đại biểu tham dự Hội thảo đã đưa ra một số đề xuất, kiến nghị với các cơ quan, tổ chức, đó là:

         - Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (Bộ Nội vụ):

         + Nghiên cứu, hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ về khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ: Bổ sung hình thức sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ; quy trình phục vụ độc giả khai thác, thủ tục, phí khai thác; chi phí các dịch vụ khi sử dụng hệ thống khai thác trực tuyến tài liệu lưu trữ; trách nhiệm của cơ quan lưu trữ và độc giả...

         + Xây dựng các chính sách tiếp cận thông tin: Cần quy định rõ hơn thời hạn, đối tượng và điều kiện tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ; trách nhiệm của cơ quan lưu trữ đối với việc cho phép tiếp cận thông tin tài liệu lưu trữ; các tiêu chí lựa chọn tài liệu lưu trữ phục vụ xây dựng danh mục tài liệu lưu trữ cho phép phục vụ trên mạng diện rộng, tài liệu lưu trữ được khai thác toàn văn, tài liệu lưu trữ được khai thác dữ liệu đặc tả.

         + Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ số, về công nghệ thông tin, truyền thông, các kỹ năng phục vụ khách hàng cho công chức, viên chức của Lưu trữ lịch sử, đồng thời trang bị kiến thức về văn thư, lưu trữ cho cán bộ phụ trách tin học hoặc quản lý cơ sở dữ liệu.

         - Các Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương:

         + Thực hiện các nghiệp vụ về chỉnh lý, số hóa, giải mật tài liệu lưu trữ để có thể cho phép độc giả tiếp cận nhiều hơn với tài liệu lưu trữ.

         + Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm nâng cao được vai trò, tầm quan trọng của công tác lưu trữ, cũng như phát huy hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ. Bên cạnh đó, các Lưu trữ lịch sử tiếp tục đẩy mạnh việc xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng theo yêu cầu của quy định pháp luật để đảm bảo phục vụ khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ.

         + Đẩy mạnh tuyên truyền, hướng dẫn và khuyến khích độc giả khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ.

         + Cần triển khai đầy đủ các giải pháp công nghệ đảm bảo an toàn thông tin mạng, phòng ngừa sự cố, an ninh, an toàn dữ liệu và các vấn đề về bản quyền, đảm bảo tính xác thực đối với tài liệu lưu trữ khi đưa ra phục vụ khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ.

         + Đầu tư các nguồn lực về con người, kinh phí, cơ sở hạ tầng kỹ thuật và công nghệ.

         - Các cơ quan, tổ chức, cá nhân cần nâng cao nhận thức và trách nhiệm trong việc khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ.

         Với kết quả trên, Hội thảo khoa học “Khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử” đã tạo ra được một diễn đàn để các cơ quan, tổ chức, các nhà khoa học trao đổi, chia sẻ thông tin trong công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử. Kết quả của Hội thảo là cơ sở để Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước rà soát, sửa đổi và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn về khai thác, sử dụng trực tuyến tài liệu lưu trữ tại các Lưu trữ lịch sử trong thời gian tới./.

Nguồn trích: Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước

https://luutru.gov.vn/tin-nghien-cuu-trao-doi/mot-so-ket-qua-tu-hoi-thao-khoa-hoc-%E2%80%9Ckhai-thac-su-dung-truc-tuyen-tai-lieu-luu-tru-tai-cac-luu-tru-lich-su%E2%80%9D.htm