Bà Nguyễn Thị Nga, Phó Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước phát biểu chỉ đạo tại Tọa đàm.

           Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ giúp cho các quy trình, phương tiện, trang thiết bị bảo quản văn bản, tài liệu được đồng bộ, thống nhất và hợp lý hóa. Do đó, việc tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ là rất cần thiết nhằm góp phần tiết kiệm nguyên vật liệu, kinh phí và làm tăng nâng suất lao động trong quá trình thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.

           Nhận thức được tầm quan trọng của việc tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ, từ năm 2002 đến nay, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tăng cường hoạt động tiêu chuẩn hóa. Thực hiện các quy định của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006, năm 2012, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tham mưu để Bộ Nội vụ trình Bộ Khoa học và Công nghệ công bố 03 Tiêu chuẩn quốc gia: TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ, TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ. Thực tiễn 10 năm qua cho thấy, việc áp dụng các TCVN về bìa, hộp bảo quản tài liệu còn một số hạn chế.

           Để đánh giá việc áp dụng của các TCVN (Tiêu chuẩn Việt Nam) bìa, hộp, giá bảo quản tài liệu lưu trữ và sửa đổi, hoàn thiện các TCVN này trong thời gian tới, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã tổ chức Tọa đàm khoa học “Sửa đổi TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ, TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ”. Bài viết này xin tổng hợp một số kết quả Tọa đàm khoa học trên.

           1. Về nội dung Tọa đàm

           Tọa đàm có 10 báo cáo tham luận, tập trung vào các vấn đề chính sau đây:

           Thứ nhất, thực tiễn xây dựng các tiêu chuẩn trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ

           Với chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, hoạt động xây dựng tiêu chuẩn được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước quan tâm thực hiện trong nhiều năm qua. Tuy nhiên, việc xây dựng tiêu chuẩn trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ chưa có định hướng, kế hoạch dài hạn; số lượng còn ít…

           Thứ hai, thực tiễn áp dụng TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ, TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ

           Sau 10 năm công bố các TCVN, các cơ quan, tổ chức chủ yếu áp dụng TCVN9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ. TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ chưa được áp dụng rộng rãi do có nhiều điểm chưa phù hợp với nhu cầu sử dụng. Ví dụ như: Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ có giá thành cao, không có sẵn trên thị trường, khó bao gói và vận chuyển do không gập lại được; giá bảo quản tài liệu lưu trữ có kích thước chưa phù hợp, không thuận lợi cho cơ quan, tổ chức tính giá mét tài liệu trong lưu trữ; thép làm các đợt giá quá dày…

           Thứ ba, các đề xuất để sửa đổi TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ, TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ, TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ.

           Căn cứ vào thực tiễn áp dụng và các quy định về xây dựng TCVN, các cơ quan, tổ chức tập trung đề xuất sửa đổi một số nội dung chính như: các yêu cầu kỹ thuật về vật liệu làm giá; kiểu dáng và kích thước hộp; các mẫu bìa hồ sơ... để các cơ quan, tổ chức có thể áp dụng và sản xuất đáp ứng yêu cầu người sử dụng.

           2. Các đề xuất, kiến nghị

           Nhằm nâng cao hiệu quả áp dụng các TCVN trong thực tiễn tại các cơ quan, tổ chức, kết quả Tọa đàm đã tập trung đề xuất, kiến nghị các vấn đề sau:

           - Xây dựng kế hoạch tổng thể về xây dựng tiêu chuẩn trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

           - Tăng cường biên soạn, công bố các tiêu chuẩn trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ; hài hòa tiêu chuẩn Việt Nam với tiêu chuẩn quốc tế; định kỳ rà soát, sửa đổi, bổ sung các tiêu chuẩn.

           - Xem xét, xây dựng quy chuẩn kỹ thuật hoặc viện dẫn một số TCVN về lĩnh vực văn thư, lưu trữ trong các văn bản quy phạm pháp luật để bắt buộc áp dụng nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ.

           - Đẩy mạnh tuyên truyền, phổ biến các tiêu chuẩn trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

           - Tăng cường kinh phí cho việc xây dựng các tiêu chuẩn trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.

           - Sửa đổi TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ:

           + Có các mẫu bìa hồ sơ lưu trữ để phù hợp với nhiều loại tài liệu lưu trữ.

           + Quy định về cỡ chữ, kiểu chữ in trên bìa hồ sơ; chia thông tin in trên bìa làm 2 loại là bắt buộc và không bắt buộc.

           - Sửa đổi TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ: Thay đổi về kiểu dáng hộp, có kích thước phù hợp và thuận tiện khi đóng mở, di chuyển hộp. Tiêu chuẩn hộp cần có các tiêu chí bảo đảm cân đối giữa độ bền của hộp với khối lượng, kích thước tài liệu đựng trong hộp.

           - Sửa đổi TCVN 9253:2012 Giá bảo quản tài liệu lưu trữ:

           + Có tiêu chuẩn giá cố định và giá di động.

           + Kích thước giá phù hợp với kích thước hộp và nhu cầu sử dụng. Các khoang giá có thể thay đổi linh hoạt. Mỗi khoang giá để 1m tài liệu để thuận tiện cho việc thống kê tài liệu trong kho lưu trữ. Giá có độ chịu tải tốt.

           Với kết quả trên, Tọa đàm khoa học đã tạo ra được một diễn đàn để các cơ quan, tổ chức, các nhà khoa học trao đổi, chia sẻ và đưa ra các đề xuất để nâng cao hiệu quả thực tiễn việc áp dụng TCVN bìa, hộp, giá bảo quản tài liệu lưu trữ trong thời gian tới./.

Nguồn trích: Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước

https://luutru.gov.vn/mot-so-ket-qua-tu-toa-dam-khoa-hoc-%E2%80%9Csua-doi-tcvn-9251-2012-bia-ho-so-luu-tru-tcvn-9252-2012-hop-bao-quan-tai-lieu-luu-tru-tcvn-9253-2012-gia-bao-quan-tai-lieu-luu-tru%E2%80%9D.htm