CTTĐT - Sở Nội vụ ban hành hướng dẫn quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ và con dấu của cơ quan, tổ chức khi sắp xếp tổ chức bộ máy.
Toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo nguyên tắc tập trung, không phân tán phông lưu trữ
Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức căn cứ chức năng, nhiệm vụ tổ chức thực hiện và chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị thuộc thẩm quyền thực hiện một số nội dung sau:
QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Yêu cầu chung
a) Toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức (bao gồm tài liệu giấy, tài liệu điện tử, nghe nhìn…) phải được quản lý theo nguyên tắc tập trung, không phân tán phông lưu trữ; tài liệu của cơ quan, tổ chức phải được thống kê, quản lý theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó. Các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động thì đóng phông lưu trữ.
b) Thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu trong quá trình bàn giao, quản lý sử dụng.
c) Cơ quan, đơn vị, cá nhân không được chiếm giữ, hủy tài liệu trái phép, hoặc làm hư hỏng, thất lạc tài liệu.
d) Việc bàn giao, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Khi bàn giao phải lập biên bản giao nhận kèm theo danh mục tài liệu hoặc hồ sơ; thiết bị lưu trữ dữ liệu, tài liệu (nếu có).
(Theo hướng dẫn tại Công số 46/SNV-VTLT ngày 16/01/2025 về quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập, hợp nhất cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính).
2. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trước khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy hoặc kết thúc hoạt động
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ đạo các đơn vị, cá nhân lập hồ sơ, thống kê, giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
b) Lưu trữ cơ quan thống kê, lập danh mục toàn bộ tài liệu để bàn giao, bao gồm hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý (số lượng Mục lục hồ sơ, số lượng hồ sơ…) và tài liệu chưa được lập hồ sơ, chỉnh lý hoàn chỉnh (loại hình tài liệu, số mét tài liệu…). Tài liệu về các công việc chưa giải quyết xong bàn giao cho cơ quan, tổ chức được giao tiếp tục theo dõi, giải quyết, xử lý công việc đó hoặc thực hiện theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
c) Lưu trữ cơ quan thực hiện đóng gói, niêm phong, vận chuyển tài liệu đến địa điểm bàn giao và thực hiện bàn giao tài liệu cho cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
3. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức hình thành sau sắp xếp tổ chức bộ máy
a) Chuẩn bị kho tàng, trang thiết bị và các điều kiện cần thiết để tiếp nhận và bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
b) Chỉ đạo, đôn đốc việc tiếp nhận và quản lý tài liệu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền; trong quá trình bàn giao, tiếp nhận cần đối chiếu thực tế tài liệu với danh mục tài liệu, mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tài liệu (nếu có); bàn giao tài liệu giấy, tài liệu điện tử và tài liệu trên vật mang tin khác; lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu đầy đủ.
c) Xây dựng phương án, kế hoạch hướng dẫn, kiểm tra, tiếp nhận, quản lý hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với khối tài liệu tiếp nhận.
VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. Các cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy hoặc kết thúc hoạt động cần rà soát, kết thúc sổ đăng ký và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, đến; kiểm tra, rà soát toàn bộ tập lưu văn bản đi trước khi giao nộp con dấu về cơ quan công an nơi đăng ký mẫu dấu.
2. Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, các cơ quan, tổ chức hình thành sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy ban hành quy chế công tác văn thư, lập sổ đăng ký và quản lý văn bản mới; mở mới hệ thống số, kí hiệu văn bản đi, đến, bắt đầu từ số 01.
THU CON DẤU HẾT GIÁ TRỊ SỬ DỤNG CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ
Trung tâm Lưu trữ lịch sử phối hợp với cơ quan đăng ký mẫu con dấu để tiếp nhận con dấu hết giá trị sử dụng của các cơ quan, tổ chức sau khi thu hồi theo quy định tại Quyết định số 19/2019/QĐ-TTg ngày 10 tháng 5 năm 2019 của Thủ tướng Chính phủ về việc giữ lại con dấu hết giá trị sử dụng của một số cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử.
665 lượt xem
Ban Biên tập
Cổng thông tin điện tử tỉnh - Sở Nội vụ ban hành hướng dẫn quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ và con dấu của cơ quan, tổ chức khi sắp xếp tổ chức bộ máy. Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan, tổ chức căn cứ chức năng, nhiệm vụ tổ chức thực hiện và chỉ đạo, hướng dẫn các đơn vị thuộc thẩm quyền thực hiện một số nội dung sau:
QUẢN LÝ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
1. Yêu cầu chung
a) Toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức (bao gồm tài liệu giấy, tài liệu điện tử, nghe nhìn…) phải được quản lý theo nguyên tắc tập trung, không phân tán phông lưu trữ; tài liệu của cơ quan, tổ chức phải được thống kê, quản lý theo phông lưu trữ của cơ quan, tổ chức đó. Các cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động thì đóng phông lưu trữ.
b) Thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu trong quá trình bàn giao, quản lý sử dụng.
c) Cơ quan, đơn vị, cá nhân không được chiếm giữ, hủy tài liệu trái phép, hoặc làm hư hỏng, thất lạc tài liệu.
d) Việc bàn giao, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu thực hiện theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Khi bàn giao phải lập biên bản giao nhận kèm theo danh mục tài liệu hoặc hồ sơ; thiết bị lưu trữ dữ liệu, tài liệu (nếu có).
(Theo hướng dẫn tại Công số 46/SNV-VTLT ngày 16/01/2025 về quản lý tài liệu khi chia, tách, sáp nhập, hợp nhất cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính).
2. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức trước khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy hoặc kết thúc hoạt động
a) Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chỉ đạo các đơn vị, cá nhân lập hồ sơ, thống kê, giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
b) Lưu trữ cơ quan thống kê, lập danh mục toàn bộ tài liệu để bàn giao, bao gồm hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý (số lượng Mục lục hồ sơ, số lượng hồ sơ…) và tài liệu chưa được lập hồ sơ, chỉnh lý hoàn chỉnh (loại hình tài liệu, số mét tài liệu…). Tài liệu về các công việc chưa giải quyết xong bàn giao cho cơ quan, tổ chức được giao tiếp tục theo dõi, giải quyết, xử lý công việc đó hoặc thực hiện theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
c) Lưu trữ cơ quan thực hiện đóng gói, niêm phong, vận chuyển tài liệu đến địa điểm bàn giao và thực hiện bàn giao tài liệu cho cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tiếp nhận theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
3. Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức hình thành sau sắp xếp tổ chức bộ máy
a) Chuẩn bị kho tàng, trang thiết bị và các điều kiện cần thiết để tiếp nhận và bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ.
b) Chỉ đạo, đôn đốc việc tiếp nhận và quản lý tài liệu theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền; trong quá trình bàn giao, tiếp nhận cần đối chiếu thực tế tài liệu với danh mục tài liệu, mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tài liệu (nếu có); bàn giao tài liệu giấy, tài liệu điện tử và tài liệu trên vật mang tin khác; lập biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu đầy đủ.
c) Xây dựng phương án, kế hoạch hướng dẫn, kiểm tra, tiếp nhận, quản lý hồ sơ, tài liệu, cơ sở dữ liệu và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với khối tài liệu tiếp nhận.
VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. Các cơ quan, tổ chức trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy hoặc kết thúc hoạt động cần rà soát, kết thúc sổ đăng ký và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi, đến; kiểm tra, rà soát toàn bộ tập lưu văn bản đi trước khi giao nộp con dấu về cơ quan công an nơi đăng ký mẫu dấu.
2. Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư, các cơ quan, tổ chức hình thành sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy ban hành quy chế công tác văn thư, lập sổ đăng ký và quản lý văn bản mới; mở mới hệ thống số, kí hiệu văn bản đi, đến, bắt đầu từ số 01.
THU CON DẤU HẾT GIÁ TRỊ SỬ DỤNG CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ
Trung tâm Lưu trữ lịch sử phối hợp với cơ quan đăng ký mẫu con dấu để tiếp nhận con dấu hết giá trị sử dụng của các cơ quan, tổ chức sau khi thu hồi theo quy định tại Quyết định số 19/2019/QĐ-TTg ngày 10 tháng 5 năm 2019 của Thủ tướng Chính phủ về việc giữ lại con dấu hết giá trị sử dụng của một số cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước để lưu trữ, phục vụ nghiên cứu lịch sử.