CTTĐT - Những năm qua tỉnh Yên Bái đã luôn quan tâm thực hiện tốt việc đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, công tác quản lý nhà nước, xây dựng phương pháp làm việc khoa học, hiệu quả, công khai, minh bạch, đồng thời tăng cường đẩy mạnh sử dụng văn bản điện tử để giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.

Cổng thông tin điện tử tỉnh - Những năm qua tỉnh Yên Bái đã luôn quan tâm thực hiện tốt việc đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, công tác quản lý nhà nước, xây dựng phương pháp làm việc khoa học, hiệu quả, công khai, minh bạch, đồng thời tăng cường đẩy mạnh sử dụng văn bản điện tử để giảm văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh thực hiện chức năng, nhiệm vụ tham mưu, phục vụ, tổng hợp, giúp việc cho Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh trong chỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo quốc phòng - an ninh trên địa bàn toàn tỉnh; là đầu mối tổ chức các cuộc họp phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, HĐND tỉnh; lãnh đạo UBND tỉnh, HĐND tỉnh. Với chức năng nhiệm vụ được giao Văn phòng thường xuyên thực hiện tham mưu, giúp việc cho UBND tỉnh, HĐND tỉnh tổ chức các cuộc họp thường xuyên, định kỳ, họp đột xuất phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của UBND tỉnh, HĐND tỉnh; lãnh đạo UBND tỉnh, HĐND tỉnh. Mỗi cuộc họp đều có những văn bản, tài liệu, báo cáo với số lượng lớn cần gửi cho các đại biểu nghiên cứu. Với cách họp truyền thống trước đây mỗi cuộc họp cán bộ Văn phòng cần phải tập hợp tài liệu, báo cáo; lên danh sách đại biểu; in ấn, phô tô tài liệu phục vụ cho các cuộc họp.Việc tổ chức các cuộc họp trước đây công đoạn Phô tô tài liệu cần thực hiện thủ công mất thời gian, tốn giấy. Một số trường hợp nhầm lẫn văn bản do chia bộ tài liệu nhầm; có trường hợp nhầm trang, có trường hợp thiếu văn bản, có trường hợp lẫn nội dung các văn bản với nhau. Khi nhầm lẫn, sai sót trong tài liệu đại biểu chỉ có thể góp ý trực tiếp với Ban Tổ chức. Tài liệu cồng kềnh, phải mang đi mang về trong từng cuộc họp để nghiên cứu rất bất tiện. Việc tính toán số lượng đại biểu cần cụ thể, đúng số lượng vì nếu in thừa sẽ dẫn đến lãng phí, nhưng nếu không in dự phòng thì khi phát sinh đại biểu sẽ thực hiện lại công đoạn phô tô tài liệu rất mất thời gian. Chủ trì cuộc họp phải điểm danh đại biểu mới nắm được thành phần đại biểu đầy đủ, đúng thành phần hay chưa. Các cuộc họp cần biểu quyết, lấy ý kiến Chủ tọa phải thực hiện đếm thủ công dễ bị nhầm lẫn. Là đầu mối tổ chức các cuộc họp của UBND, HĐND; lãnh đạo UBND, HĐND; các cuộc họp của các BCĐ cấp tỉnh… nên mỗi năm có hàng trăm cuộc họp cần tổ chức. Đối với những cuộc họp theo kế hoạch, cán bộ Văn phòng đã rất vất vả trong việc chuẩn bị, in ấn, phô tô tài liệu; những cuộc họp đột xuất hoặc phát sinh cán bộ Văn phòng đều phải làm thông cả ngày nghỉ, giờ nghỉ, buổi đêm mới kịp chuẩn bị phục vụ các cuộc họp. Xuất phát từ thực tế trên, Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh đã tham mưu thực hiện Giải pháp: Ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ các cuộc họp của Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND và UBND tỉnh - Phòng họp không giấy tờ. Phần mềm hỗ trợ kỳ họp Ủy ban nhân dân được xây dựng với ngôn ngữ lập trình Net Framework, cơ sở dữ liệu MSSql Server 2019 64bit, là ngôn ngữ lập trình hiện đại và thông dụng nhất hiện nay, có khả năng tùy biến linh hoạt theo yêu cầu của người sử dung phù hợp với xu thế chung trên thế giới trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 hiện nay... nhằm cung cấp các thông tin, trợ giúp cho các Đại biểu trong Kỳ họp UBND. Phần mềm được thiết kế hoạt động trên điện thoại iPhone, máy tính bảng iPad và điện thoại sử dụng hệ điều hành Android. Bằng giải pháp này, tại mỗi cuộc họp đại biểu được trang bị một chiếc iPad được cài đặt trên các thiết bị sử dụng hệ điều hành iOS và Android. Trên ứng dụng này tích hợp đầy đủ văn kiện tài liệu, chương trình, danh sách đại biểu, các tài liệu liên quan... Trong mỗi mục, tài liệu được sắp xếp rõ ràng, khoa học, dễ sử dụng. Hệ thống được thiết kế có tính năng bảo mật tài liệu cao. “Phòng họp không giấy tờ” với các tính năng nổi trội như: Giao diện thân thiện, khoa học, dễ sử dụng, tương thích với nhiều loại thiết bị như PC, LAP TOP, Smart Phone. Phần mềm đã được thiết kế APP trên mạng internet nên chỉ cần cài ứng dụng là có thể sử dụng được. Chi phí thấp, khả năng ứng dụng cao có thể triển khai rộng rãi trong các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh. Được đóng gói và bàn giao phần mềm nên cán bộ, chuyên viên Văn phòng có thể tự quản lý, phục vụ các kỳ họp, không phụ thuộc vào đơn vị cung cấp. Ngoài ra không phải mất chi phí dịch vụ hàng tháng cho nhà cung cấp. Thiết kế linh hoạt, mở, đa dạng về mô hình triển khai và vận hành hệ thống; dễ dàng thay đổi, đóng, mở các ứng dụng, các tính năng theo yêu cầu của người dùng. Bảo mật cao với mức độ bảo mật 2 lớp, đạt mức độ an toàn cao. Phần mềm được cung cấp với các chức năng về Lịch họp; Văn kiện tài liệu kỳ họp; Chương trình họp; Thông tin phục vụ họp; Cung cấp tính năng Điểm danh và Biểu quyết điện tử; Cung cấp tính năng quản lý cuộc họp cho Ban Tổ chức: Tạo cuộc họp; Tạo/gửi giấy mời họp; Quản lý thành phần tham dự phiên họp (đại biểu chính thức, khách mời, chuyên viên, các bộ phận phục vụ tuyên truyền (nếu có)) giúp Ban Tổ chức quản lý được thành phần có mặt, vắng mặt, thành viên được ủy quyền tham dự; Quản lý nội dung chương trình, trình tự phiên họp, thứ tự người thảo luận, người trình bày, tài liệu kèm theo của từng nội dung; Cung cấp thông tin về các thông báo từ UBND; Cung cấp thông tin Tổng hợp báo chí cho Đại Biểu: Sự kiện, Trong nước, Sự kiện Quốc Tế, Tin tức địa phương. Đặc biệt phần mềm đã cung cấp công cụ “bóc băng” cho phép ghi âm các ý kiến thảo luận của đại biểu, ý kiến kết luận của Chủ tọa. Phần mềm cho phép chuyển từ định dạng âm thanh chuyển sang dạng văn bản text với ít lỗi nhất, do đó các ý kiến thảo luận và ý kiến kết luận được ghi lại một cách đầy đủ, chính xác. Tránh được việc bỏ sót, thiếu ý khi tổng hợp và ban hành thông báo kết luận. Đây là tính năng vượt trội của “Phần mềm hỗ trợ kỳ họp” qua quá trình thử nghiệm sáng kiến các đại biểu đều đánh giá cao về hiệu quả và chất lượng. Màn hình chính hiển thị đầy đủ nội dung, có thể chỉnh sửa, bổ sung theo yêu cầu Để tạo thuận lợi nhất cho các đại biểu, mỗi mục hiển thị trên phần mềm đều được tối ưu hóa phù hợp với yêu cầu của người dùng. Cụ thể như mục “Lịch họp” đã hiển thị thông tin tổng hợp lịch họp của Đại biểu, mặc định hiển thị các lịch họp trong tuần của Đại biểu. Cho phép thống kê lịch họp theo các điều kiện: Nội dung, Thời gian, Phòng ban, Đại biểu; Mục “Tài liệu họp” cung cấp các tài liệu của kỳ họp, được chia thành các tiểu mục, bấm vào mỗi tiểu mục sẽ ra danh sách các tài liệu, bấm vào từng tài liệu để đọc hoặc nghe đọc tài liệu bằng giọng nói. Đại biểu có thể góp ý, ghi chú, đánh dấu, chia sẻ nội dung tài liệu. Ngoài ra phần mềm còn có tính năng góp ý, nếu Đại biểu có nội dung góp ý, chỉnh sửa, bổ sung thì nhập nội dung góp ý cho Tài liệu và bấm Gửi. Phần mềm còn có tính năng ghi chú (Đại biểu cần ghi chú đoạn tài liệu chỉ cần nhập nội dung muốn ghi chú và bấm biểu tượng để lưu lại thay đổi). Tính năng ghi chú cũng cho phép ghi bằng bút cảm ứng. Tính năng đánh dấu văn bản (Đại biểu chỉ cần bôi đoạn văn bản muốn đánh dấu, bấm biểu tượng để lưu lại đoạn đã đánh dấu). Tính năng in, chia sẻ tài liệu (Bấm vào biểu tượng để chọn chia sẻ hoặc in tài liệu). Đặc biệt, sau thời gian áp dụng thử nghiệm tại các cuộc họp UBND, khi triển khai ứng dụng trong các cuộc họp HĐND đã bổ sung mục “Biểu quyết, lấy ý kiến” thay vì giơ tay để biểu quyết như các năm trước thì tại kỳ họp đó, các đại biểu biểu quyết trực tuyến bằng cách bấm nút "đồng ý" hoặc "không đồng ý", hoặc bỏ phiếu trắng ngay trên màn hình laptop. Đồng thời, đại biểu cũng có thể đăng ký thảo luận, đăng ký chất vấn... Đại biểu HĐND tỉnh thực hiện biểu quyết thông qua Nghị quyết Kỳ họp tại một cuộc họp ứng dụng “Phòng họp không giấy tờ” Việc đổi mới bằng kỳ họp "không giấy tờ" đã mang lại hiệu quả rõ rệt trong công tác chuẩn bị trước, trong và sau các kỳ họp, nhất là họp HĐND. Trước đây, mỗi lần họp HĐND, cán bộ văn thư lưu trữ văn phòng mất cả tuần để photocopy, đóng gói, vận chuyển tài liệu kỳ họp với những tập dày cộp nặng tới vài kilogam, các đại biểu sử dụng rất bất tiện. Triển khai “phòng họp không giấy tờ”, tất cả tài liệu gửi cho đại biểu đều được gửi bằng bản mềm qua tin nhắn trước vài ngày nên các đại biểu có nhiều thời gian nghiên cứu. Đồng thời, toàn bộ tài liệu phục vụ kỳ họp được hệ thống hóa trong ipad. Mỗi đại biểu sẽ sử dụng tài khoản riêng để truy cập tài liệu một cách dễ dàng, thuận tiện. Qua thời gian tổ chức thực hiện, phần mềm phù hợp và có thể triển khai nhân rộng, áp dụng trong tất cả các cuộc họp của Tỉnh ủy, HĐND, UBND, các sở, ban, ngành, huyện, thị thành phố và các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh. “Phòng họp không giấy tờ” được triển khai nhằm mục tiêu giảm văn bản hành chính trong phòng họp, đẩy nhanh hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian, chi phí, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác, nâng cao hiệu lực hiệu quả công tác chỉ đạo điều hành của các cấp chính quyền tỉnh Yên Bái, phù hợp với xu hướng đô thị thông minh mà tỉnh Yên Bái đang hướng tới. Tiến tới xây dựng thành công chính quyền điện tử, tạo lập môi trường, phong cách làm việc ngày càng công khai, minh bạch và tiện lợi hơn cho người dân. Việc hình thành nền hành chính không giấy tờ là cơ sở quan trọng để xây dựng chính phủ số, nền kinh tế số, xã hội số... Quá trình triển khai giúp Văn phòng bố trí hợp lý và linh hoạt các cuộc họp, làm việc cả về nội dung, thời gian và địa điểm, bảo đảm xử lý công việc nhanh, tập trung vào những nhiệm vụ trọng tâm, cấp bách. Từ đó thực hiện tốt công tham mưu tổng hợp, điều phối, bảo đảm thông tin, bảo đảm hậu cần, phục vụ kịp thời, có hiệu quả sự chỉ đạo điều hành của UBND tỉnh, HĐND tỉnh. Mang lại khả năng ứng biến tức thời; thông tin thông suốt, liên tục); Mang lại hiệu quả công nghệ (cho phép lưu lại toàn bộ nội dung cuộc họp ở dạng biên bản điện tử). Trong thời gian họp diễn ra có thể cập nhật bổ sung các tài liệu liên quan kịp thời để các đại biểu dự họp có thể tham khảo ngay mà không cần phải chờ đợi cung cấp các bản sao bằng giấy. Ngoài ra giải pháp “Phòng họp không giấy tờ” còn phục vụ được các cuộc họp mang tính cấp bách như chỉ đạo, giải quyết các vấn đề về an ninh chính trị, kinh tế - xã hội, thiên tai, dịch họa…Vừa giải quyết nhu cầu cấp bách, vừa giải quyết nhu cầu chỉ đạo thường xuyên, liên tục cùng một lúc khi có sự cố xảy ra. Từ khi triển khai đến nay, Văn phòng đã tổ chức thành công 5 cuộc họp thành viên UBND, 1 kỳ họp HĐND (giữa năm) và tất cả các cuộc họp của Văn phòng. Đã tiết kiệm thời gian, nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác chuyên môn và tiết kiệm hàng chục triệu đồng văn phòng phẩm. Đặc biệt đã tránh được những sai sót trong sắp xếp tài liệu. Các đại biểu có nhiều thời gian hơn để nghiên cứu tài liệu nên chất lượng thảo luận được nâng lên. Sau các kỳ họp, hội nghị, các đại biểu hài lòng với cách họp không giấy tờ. Các đại biểu cho rằng, mô hình “phòng họp không giấy tờ” mặc dù mới được áp dụng, nhưng việc sử dụng trên hệ thống máy tính bảng khá dễ dàng, thuận lợi và thao tác không phức tạp. Tài liệu sắp xếp hợp lý, có tính hệ thống và dễ dàng tra cứu. Các đại biểu cho rằng, mô hình “phòng họp không giấy tờ” mặc dù mới được áp dụng, nhưng việc sử dụng trên hệ thống máy tính bảng khá dễ dàng, thuận lợi, thao tác đơn giản Từ khi “Phòng họp không giấy tờ” được triển khai, đã giúp rút ngắn thời gian và nâng cao hiệu quả từng cuộc họp, tăng cường tương tác giữa các thành viên dự họp, giảm 30% giấy tờ, 40% chi phí cho việc họp hành, nhất là giúp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, nhanh chóng, chính xác. Việc ứng dụng sáng kiến cũng sẽ là một bước đột phá mạnh mẽ nhằm thực hiện chủ trương của Chính phủ để tạo lập nền tảng cho những bước phát triển mới của Chính phủ điện tử hướng tới nền quản trị quốc gia, quản trị xã hội thông minh, hướng tới nền hành chính hiện đại, không giấy tờ. Đây là một cải cách hành chính lớn, cải thiện  môi trường đầu tư, kinh doanh tại tỉnh Yên Bái. Không chỉ vậy, đây còn thực sự là một sản phẩm “Xanh” cho môi trường, bởi việc hạn chế sử dụng các sản phẩm cung cấp cho văn phòng như túi cúc bằng nhựa, kim bấm, bút…, giải pháp này chính là giải pháp xanh không chỉ giúp chúng ta tiết kiệm tài chính về lâu dài, mà còn gửi đi thông điệp rằng chúng ta đang nỗ lực vì hành tinh xanh.