CTTĐT - Sở Nội vụ ban hành hướng dẫn quy trình chi tiết số hóa tài liệu lưu trữ giấy đảm bảo thực hiện việc số hoá tài liệu lưu trữ và tiếp tục tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương, đồng thời tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tài tỉnh Yên Bái.
Đảm bảo thực hiện việc số hoá tài liệu lưu trữ theo quy trình
Quy trình chi tiết số hóa tài liệu lưu trữ giấy cụ thể như sau:
1. Vận chuyển tài liệu đến địa điểm số hóa.
2. Làm vệ sinh, gỡ bỏ ghim kẹp và làm phẳng tài liệu.
3. Tạo thư mục trên máy tính theo cấu trúc: tên phông\hộp số\hồ sơ số theo thực tế tài liệu lưu trữ đưa ra số hóa.
4. Đưa tài liệu vào máy quét (máy scan): định dạng tệp tin (file scan) PDF/A hai lớp (.PDF); ảnh màu theo màu tài liệu; độ phân giải tối thiểu 300 dpi đối với tài liệu hành chính, 300 dpi đối với tài liệu bản đồ, bản vẽ; lưu tệp tin vào thư mục (đã tạo từ trước); tên tệp tin (tên file) tối thiểu gồm số hồ sơ và số thứ tự của tài liệu trong hồ sơ cách nhau bởi dấu chấm (.). (VD: 01.0001, 01.0002….); kiểm tra chất lượng ảnh quét và so sánh với tài liệu lưu trữ gốc, nếu không đạt yêu cầu, hiệu chỉnh cấu hình máy quét hoặc số hóa lại tài liệu.
5. Tạo dữ liệu chủ trên Phần mềm số hóa gồm: tên phông\hộp số\hồ sơ số (cấu trúc thư mục trên máy tính).
6. Kết nối dữ liệu chủ với tài liệu số hóa (Tải file đã scan lên Phần mềm): Vào Phần mềm/chọn Phông lưu trữ/chọn Hồ sơ/bấm Tải lên.
7. Nhập đầy đủ các trường thông tin theo yêu cầu của Phần mềm.
8. Kiểm tra cấu trúc, số lượng, chất lượng tài liệu số hóa bảo đảm sự kết nối chuẩn xác giữa dữ liệu chủ và tệp tin tài liệu số hóa: Vào Phần mềm/chọn Phông lưu trữ/chọn Hồ sơ số /tiến hành kiểm tra số lượng file trên Phần mềm so với số lượng file thực tế đã tải lên.
9. Tiến hành sao chép vào các thiết bị lưu trữ và bàn giao sản phẩm dữ liệu số hóa cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Quy trình minh họa tại văn bản đính kèm.
316 lượt xem
Ban Biên tập
Cổng thông tin điện tử tỉnh - Sở Nội vụ ban hành hướng dẫn quy trình chi tiết số hóa tài liệu lưu trữ giấy đảm bảo thực hiện việc số hoá tài liệu lưu trữ và tiếp tục tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương, đồng thời tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị tài tỉnh Yên Bái.Quy trình chi tiết số hóa tài liệu lưu trữ giấy cụ thể như sau:
1. Vận chuyển tài liệu đến địa điểm số hóa.
2. Làm vệ sinh, gỡ bỏ ghim kẹp và làm phẳng tài liệu.
3. Tạo thư mục trên máy tính theo cấu trúc: tên phông\hộp số\hồ sơ số theo thực tế tài liệu lưu trữ đưa ra số hóa.
4. Đưa tài liệu vào máy quét (máy scan): định dạng tệp tin (file scan) PDF/A hai lớp (.PDF); ảnh màu theo màu tài liệu; độ phân giải tối thiểu 300 dpi đối với tài liệu hành chính, 300 dpi đối với tài liệu bản đồ, bản vẽ; lưu tệp tin vào thư mục (đã tạo từ trước); tên tệp tin (tên file) tối thiểu gồm số hồ sơ và số thứ tự của tài liệu trong hồ sơ cách nhau bởi dấu chấm (.). (VD: 01.0001, 01.0002….); kiểm tra chất lượng ảnh quét và so sánh với tài liệu lưu trữ gốc, nếu không đạt yêu cầu, hiệu chỉnh cấu hình máy quét hoặc số hóa lại tài liệu.
5. Tạo dữ liệu chủ trên Phần mềm số hóa gồm: tên phông\hộp số\hồ sơ số (cấu trúc thư mục trên máy tính).
6. Kết nối dữ liệu chủ với tài liệu số hóa (Tải file đã scan lên Phần mềm): Vào Phần mềm/chọn Phông lưu trữ/chọn Hồ sơ/bấm Tải lên.
7. Nhập đầy đủ các trường thông tin theo yêu cầu của Phần mềm.
8. Kiểm tra cấu trúc, số lượng, chất lượng tài liệu số hóa bảo đảm sự kết nối chuẩn xác giữa dữ liệu chủ và tệp tin tài liệu số hóa: Vào Phần mềm/chọn Phông lưu trữ/chọn Hồ sơ số /tiến hành kiểm tra số lượng file trên Phần mềm so với số lượng file thực tế đã tải lên.
9. Tiến hành sao chép vào các thiết bị lưu trữ và bàn giao sản phẩm dữ liệu số hóa cho Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Quy trình minh họa tại văn bản đính kèm.